タイムカード計算の原則——労働時間は1分単位、日ごとの切り捨てはしない
最初に押さえるのは、労働時間は1分単位で計算するのが原則だということです。「18時14分の退勤を18時00分として扱う」といった日ごとの切り捨ては、働いた14分の賃金を払っていないことになります。
厚生労働省の地方労働局が公開している資料では、1か月の時間外労働・休日労働・深夜労働のそれぞれの合計時間に1時間未満の端数がある場合に、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる処理は、賃金不払いの法違反としては取り扱わないとされています。同時に、日ごとに端数処理をすることはできないとも明記されています（山口労働局「労働時間の端数処理」資料（PDF））。
| 処理 | 扱い | 例 |
|---|---|---|
| 日ごとの15分・5分単位の切り捨て | 認められない | 退勤18:14を18:00として計算する |
| 日ごとの切り上げ（労働者に有利） | 差し支えない | 退勤18:14を18:15として計算する |
| 月合計の端数処理（時間外・休日・深夜それぞれ） | 30分未満切り捨て・30分以上切り上げは違反として扱われない | 月の時間外合計12時間20分を12時間とする |
| 遅刻・早退の控除 | 実際の時間を超えて控除することは問題になり得る | 5分の遅刻を30分分控除する |
つまり、タイムカードの計算は「打刻は1分単位で全部拾い、丸めるなら月の合計で1回だけ」と覚えておけば、大きく外しません。就業規則で15分単位の切り捨てを定めている会社は、規程と運用の見直しが必要になる可能性がありますので、社会保険労務士や所轄の労働基準監督署に確認してください。本記事は計算の手順を扱うもので、個別の適法性を判断するものではありません。
計算の4ステップ——労働時間・法定内外の区分・割増・月合計
1日分のタイムカードから給与計算に渡す数字を出すまでは、次の4ステップです。この順番をエクセルの列にそのまま置き換えると、テンプレートになります。
ステップ1：1日の労働時間を出す
労働時間 ＝ 退勤時刻 − 出勤時刻 − 休憩時間 です。休憩は打刻があればその差、打刻がなければ就業規則の所定休憩（例：60分）を引きます。日をまたぐ勤務は、退勤が出勤より小さい時刻になるため、1日（24時間）を足して差を取ります。
ステップ2：法定内と法定外（時間外）に分ける
労働基準法の法定労働時間は1日8時間・週40時間です。1日の労働時間のうち8時間を超えた部分が法定時間外労働で、割増賃金の対象になります。所定労働時間が7時間の会社で8時間働いた場合の1時間は、法定内の残業（割増は就業規則の定めによる）として別に数えておくと、給与計算で迷いません。
ステップ3：割増率を当てる
| 区分 | 割増率（法定の下限） | 補足 |
|---|---|---|
| 時間外労働（月60時間以内） | 25%以上 | 1日8時間・週40時間を超えた部分 |
| 時間外労働（月60時間超の部分） | 50%以上 | 2023年4月から中小企業にも適用 |
| 深夜労働（22時〜5時） | 25%以上 | 時間外と重なれば両方を合算 |
| 法定休日労働 | 35%以上 | 週1日または4週4日の法定休日に働いた分 |
月60時間を超える時間外労働の割増率は、2023年4月1日から中小企業にも50%以上が適用されています（厚生労働省リーフレット「月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が引き上げられます」（PDF））。深夜に時間外労働をした場合は、時間外の25%と深夜の25%を合算して50%、月60時間を超えた部分が深夜に当たれば75%になります。
ステップ4：月合計を出し、端数処理は合計で1回だけ
日ごとの数字は1分単位のまま月で合計し、時間外・休日・深夜それぞれの合計に対して、30分未満切り捨て・30分以上切り上げの端数処理をするかどうかを就業規則に沿って決めます。処理をしない（1分単位のまま支払う）のは、もちろん問題ありません。
エクセルでタイムカードを計算する手順——つまずく3か所の直し方
ステップ1〜4をエクセルに移すと、1人1シート（または1人1行×日数）のテンプレートになります。列は左から、日付・出勤・退勤・休憩・労働時間・法定内・時間外・深夜、の順が扱いやすいです。
| 求めるもの | 式の考え方（出勤=B列・退勤=C列・休憩=D列） | 注意点 |
|---|---|---|
| 労働時間（E列） | =IF(C2| 退勤が翌日なら+1（1日）して差を取る。空欄の日は IF(B2="","",…) で除外 | |
| 法定内労働時間（F列） | =MIN(E2, TIME(8,0,0)) | 8時間までは法定内 |
| 時間外労働（G列） | =MAX(0, E2-TIME(8,0,0)) | 8時間を超えた分。1分単位のまま残す |
| 深夜労働（H列） | =MAX(0, MIN(IF(C2| 22時〜翌5時（=29時）との重なり。翌日5時以降まで働く勤務は別途場合分け | |
| 月合計（最下行） | =SUM(G2:G32) | セルの表示形式を [h]:mm にする |
| 月合計の端数処理（時間数） | =ROUND(SUM(G2:G32)*24, 0) | 30分未満切り捨て・30分以上切り上げ。日ごとには使わない |
| 時給計算用の数値化 | =SUM(E2:E32)*24 | エクセルは1日=1で時刻を持つため24を掛ける |
つまずきやすいのは次の3か所です。
- 合計が24時間を超えると表示が狂う：表示形式が h:mm のままだと24時間で繰り上がります。合計セルの表示形式を [h]:mm に変えます
- 日またぎでマイナスになる：退勤が出勤より小さい時刻（例：出勤22:00・退勤6:00）は、退勤に1を足してから差を取ります
- FLOOR で15分単位に丸めている：日ごとの切り捨てになるため、1日の労働時間に FLOOR を使うのはやめ、丸めは月合計の ROUND だけにします
時刻の入力は「9:00」の形式で統一します（「900」「9.00」では計算できません）。入力の手間を減らす工夫や、テンプレートの作り込みの全体像はタイムカード集計を自動化する方法で詳しく扱っています。
シフト・休憩・遅刻早退の扱い——テンプレートに入れておく例外ルール
テンプレートが毎月壊れるのは、例外を手計算で直しているからです。次の3つは最初から列やルールとして組み込みます。
- 休憩の打刻がない日：休憩列が空欄なら所定休憩（例：60分）を自動で入れる。ただし6時間を超える勤務で45分以上、8時間を超える勤務で60分以上の休憩が法定の下限なので、所定休憩がそれを満たしているかを規程で確認する
- 遅刻・早退：実際に働いていない時間だけを控除する列を分ける。1分の遅刻を30分分控除する、といった処理は賃金全額払いの原則との関係で問題になり得るため、丸めない
- シフトが日によって違う：所定労働時間の列をシフト表から引いてきて、法定内残業（所定超〜8時間）と法定時間外（8時間超）を分ける。シフト表の作り方はシフト表作成を自動化する方法で解説
勤怠締めの流れの中でタイムカード計算がどこに位置するか、締め日に何を確認するかは勤怠締めのやり方と効率化にまとめています。
電卓と手入力をなくす——打刻データから月次集計まで自動化する
エクセルの式が整っても、紙のタイムカードを見ながら時刻を打ち込む作業と、計算結果を給与ソフトに転記する作業は残ります。ここを消すのが次の段階です。
- 1. 打刻をデータにする：ICカードやスマートフォンの打刻アプリ、低額の勤怠管理サービスなど、CSVで打刻データを出せるものに替える。紙のタイムカードを残す場合も、集計はCSVから行う
- 2. 集計はテンプレートに任せる：打刻CSVを集計シートに貼る（またはGASで自動取り込みする）だけで、本記事の4ステップの計算が全員分出るようにする
- 3. 給与ソフトへはCSVで渡す：区分別の月合計を、給与ソフトの取り込み形式に合わせて書き出す。手で打ち直さない
「勤怠システムを入れると高い」と感じる会社でも、打刻だけをデジタルにして集計は自前のテンプレート、という組み合わせなら費用を抑えられます。全体設計は勤怠集計を自動化する方法、エクセル作業全般の自動化はExcel業務の自動化ガイドをご覧ください。
まとめ：1分単位で拾い、丸めは月合計で1回、計算は関数に任せる
タイムカードの計算で守ることは3つです。打刻は1分単位ですべて拾う、端数処理をするなら時間外・休日・深夜の月合計で1回だけ、割増率は法定の下限（25%・50%・25%・35%）を下回らない。この3つをエクセルの列に落とせば、電卓と検算の時間は消えます。
- 1. 選ぶ：先月分のタイムカード1人分で、現状の計算方法（丸め方・休憩・遅刻の扱い）を書き出す
- 2. 小さく試す：本記事の式でテンプレートを作り、先月の給与計算の結果と突き合わせる。差が出た箇所が、見直すべきルールの候補
- 3. 広げる：全員分に展開し、打刻CSVの取り込みと給与ソフトへのCSV出力まで自動化する
本記事の内容は2026年11月時点で厚生労働省が公表している資料をもとに編集部が整理したものです。就業規則への反映や個別のケースの扱いは、社会保険労務士または所轄の労働基準監督署にご確認ください。
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Q. タイムカードを15分単位で切り捨てて計算しても問題ありませんか？
日ごとに15分単位で切り捨てる計算は、働いた時間の賃金を払っていないことになり、認められません。厚生労働省の地方労働局の資料でも、日ごとの端数処理はできないと明記されています。認められるのは、時間外・休日・深夜のそれぞれの月合計に対する30分未満切り捨て・30分以上切り上げの処理です。自社の就業規則の扱いは社会保険労務士や労働基準監督署に確認してください。
Q. 残業と深夜労働が重なった時間の割増率はどう計算しますか？
時間外労働の25%以上と深夜労働の25%以上を合算し、50%以上になります。その時間外労働が月60時間を超えた部分に当たる場合は、50%と25%を合算して75%以上です。エクセルでは時間外の列と深夜の列を別々に計算し、重なった時間を両方に数えておくと、給与ソフト側で割増を正しく当てられます。
Q. エクセルで労働時間を合計すると24時間で表示が戻ってしまいます。
合計セルの表示形式を [h]:mm に変更してください。標準の h:mm は24時間で繰り上がるため、月の合計には使えません。時給計算のために時間数を数値にしたい場合は、合計に24を掛けて数値形式にします。
Q. 月合計の端数処理はエクセルのどの関数を使えばよいですか？
時間外の月合計（[h]:mm 形式）に24を掛けて時間数にし、ROUND 関数で小数第1位を四捨五入すると、30分未満は切り捨て・30分以上は切り上げになります。たとえば =ROUND(SUM(G2:G32)*24,0) です。FLOOR や CEILING を日ごとの労働時間に使うと日単位の丸めになるため、使いません。